現在いくつかのITベンチャー企業で仕事をしていますが中々思うように行かないことが有り、
恋しさと せつなさと 心強さと を噛み締めてます。どうも、井上です。
「どうすれば自分の生産性を上げられるのか？」
これは社会人全員の課題でもあると思うのですが、今日は反省・振り返りという意味も込めて、色々試しては失敗してきた過程で得たものや、今後使おうかと思うものをまとめていこうと思います。
これらの情報で少しでも前向きに、また業務効率を上げられる人が出てくるとうれしいです。
マインドセット
そもそも業務の種類は絞ったほうが、個人の業務効率は絶対に高くなります。
このへんとか、
- 作者: グレッグマキューン,高橋璃子
- 出版社/メーカー: かんき出版
- 発売日: 2014/11/19
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
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このへんとかの書籍で言及しているのが分かりやすいですね。
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である
- 作者: 中島聡
- 出版社/メーカー: 文響社
- 発売日: 2016/06/01
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
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※ちなみに上記の本は両方テクニックというよりマインドセット寄りな内容なので、仕事で頭がパンクしそうな人に特にオススメです。
当たり前だけど、習熟曲線も踏まえれば、業務範囲は絞れば絞るほどそこの効率化は早いですし価値は出せるでしょう。
ただ、組織として価値を発揮出来るようにしていくには、カバーできる範囲も広げていかないといけないんですよね。
頭では分かっていてもコレが難しい…。
次の書籍で、ざっくり言うと「片っ端から今やる事を終わらせて余裕のある状態を保つ」的な事が書いてますが、まさに自分の欲している状態がそんな感じでした。
400のプロジェクトを同時に進める 佐藤オオキのスピード仕事術
- 作者: 佐藤オオキ
- 出版社/メーカー: 幻冬舎
- 発売日: 2016/02/10
- メディア: 単行本
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目の前のことにだけ集中できる状態をいかに作っていくか、ということをテーマに、自分の課題やらに即してツールやら色々な紹介もしていきます。
少しでも使えそうなものがあれば幸いです。
タスク整理の方法や管理手法を見直してみる
自分のタスク管理をどうやって管理するかというのは一番重要になってくるかと思います。
それぞれのツールの特徴も兼ねて紹介してみます。
WunderList
https://www.wunderlist.com/ja/
- iPhoneアプリMacアプリもありUIが素晴らしくバンバンタスクを入れられる
- シンプル過ぎて細かい分類や優先度付けが出来ない
Toodledo
- タスクにかかる時間など細かい設定が可能でGTDの運用にも相性が良い
- 超細かい設定や様々な機能があり使いこなすまでにある程度の運用が必要
Todoist
- WunderListよりも色々できてToodledoよりシンプル
- プロジェクトの階層を作れる点も良いバランス型
Trello
- カンバンと言う付箋を貼ったり移動させたりする感覚で管理可能
- 俯瞰して見れる為PJ単位や戦略単位での管理には向くが、期日や細かいタスクの管理はしづらい
Google Calendar
- カレンダーなのでアラートや繰り返し処理なども設定しやすい
- タスク機能はただ並べるだけなので貧弱
Evernote
- 万能ノートアプリでチェックボックスによりタスクの管理も可能
- リマインダ機能なども弱いためコレのみでのタスク管理は難しい
利用法の個人的ベストプラクティス
色々なツールはどう運用するのか？と言うところが一番問題になるかと思います。
GTDとタスクシュートについての問題点と、今の自分なりのやり方を紹介してみます。
GTDの問題点
そもそもGTDってなに？っていう方は下記のようなサイトを見て頂くとよいかと思います。
ようは頭の中のものを全部外に出して、常に目の前のことに集中できる状態を作ろうということです。
初心者のためのGTDの手引き——手順、参考サイト、書籍の紹介など | 日刊ケネミック
ちゃんと出来ている人からすれば、「は？やれてないだけだろｗ」と笑われてしまいそうですが、このGTD個人的にすぐ破綻してしまいます。
特に割り込み業務が多かったり見積もりが甘いと、学習系などの「今すぐやる必要はないんだけれどやったほうが良い系のタスク」が未消化のままどんどん溜まっていって、優先度が分からなくなったりします。
本来であれば毎日のセルフレビューと毎週のセルフレビューでタスクを整理するのですが、細かいタスクが多いとその管理に相当のコストを取られる事になります。
タスクシュートの問題点
有名なタスク管理方法としてタスクシュートというのも有るかと思います。
Excelでタスクの見積もり、及び実績を順次記入していくタスク（計画）管理の方法ですね。
まずこのタスクシュート、Windowsでしか使えません。
GoogleSpreadSheetで自分で同じようなもの作っても良かったのですが、そもそも今の時代PCでしか使えないというのがナンセンスすぎる…。
（iPhoneで使える「たすくま」というのも有るようですが、これは使ったことないです）
また、タスクシュートのみだとあまり俯瞰してタスクの優先順位を付けることが出来ないというのも問題になってきそうです。
Evernote+GoogleCalendar+Toodledo最強説
直近でやり始めたこととして、Evernoteで毎日の業務用ノートを作成しているのが良い感じです。
具体的には下記のように使い分けています。
Googleカレンダーが最優先事項
- 日時が決まっている予定は全てGoogleCalendarに投入する（ダブルブッキングを防止する為）
- Googleカレンダー上で移動時間や休憩時間も投入しておく（他の予定とのトレードオフを行いやすい）
Evernoteで当日のタスクを管理
- 色々なツールを使ったりすると混乱するため、業務は基本カレンダーとEvernoteのみ見て行う
- 毎日の業務用ノートを朝に新規作成（テンプレートを作ってコピー）する
- 朝にToodledoから棚卸しも行い、本日やる業務は全て「今日の業務用のノート」にチェックボックスを付けて書き出す
- 割り込みタスク含めて当日やるタスクは全てEvernoteの当日の業務用ノート上で管理する
- 業務終了タイミングで「今日の業務用のノート」上で反省も書いて、業務の引き継ぎを行う
- Toodledoへ再度格納
- 翌日の「今日の業務用のノート」のタスクとして投入
Toodledoはタスクの倉庫
- 明日以降にやる業務でかつやる時間が固定されていないものはToodledoに投入する
- Toodledoはタスクを完了したら消すのではなく当日になったら消してEvernoteに一旦移す
Evernoteが改めて神ツールだった
細かい流れは置いておいて、当日のタスクの流れや優先度・気づきなどもひっくるめて、Evernoteで思考やタスクの扱いWBSとして砕いてまとめながら仕事をするというのが非常にやりやすいです。
ショートカットも地味に充実しているので、慣れるとリスト作ったり文字の色変えたりとかも素早く行えます。
ぜひ、使いこなしていきましょう！
習慣化の方法を見直してみる
ちょっとチラシの裏的な内容で申し訳ないですが、そもそも何故自分の生産性が低いのか？と自己分析をしてみると、一貫した管理手法を貫かずにフラフラ浮気をしたり、イレギュラーに備えていないというのが大きいです。
GTDなども少しサボるだけですぐにカオスになりますからね…。
上記のように各ツールを出来るだけ一本化して、過去のタスク状況を振り返ってリカバリ出来る状況にもしつつ、出来る限り愚直にやっていくしかないですね。
最後に
いやーもうね、最近思いますが世の中を回している皆さん素晴らしいですよ。
ええまったくもう。人間社会ってスゴイ。
ボクももっと色々残していきたいもんです。
ということで、最後にこの動画を見て各々明日も頑張っていきましょう。
それではまた〜！
